Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .
Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать . Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе. Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: “Уважаемый Сергей Юрьевич!”. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: “Уважаемый господин Иванов!”. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы. Сообщать суть письма в краткой форме – задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: “Искренне Ваш!”, “С надеждой на дальнейшее сотрудничество” и т.п. Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.Можно скачать здесь.
Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.На нашем сайте.
Скачать здесь.
В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).
Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе « » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:
- личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
- полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
- деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.
Как правильно написать личное письмо
Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».
В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.
Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».
Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.
Как правильно написать полуофициальное письмо
Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).
Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.
Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.
Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:
Федеральная служба
по труду и занятости
Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия
по-другому
Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название
Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому
ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской
любому физическому лицу
Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001
Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.
Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.
Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».
Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений . Ее располагают ниже основного текста, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.
Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении :
- фамилию, имя, отчество,
- ваш адрес для направления ответ,
- число и личную подпись.
В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.
Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах . Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.
Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.
Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.
Что касается – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 8 комментариев
Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную - правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки - и подавно. Каковы же письма?
Что такое этикет
Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.
Культура письменной речи: общие характеристики
Конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого - свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:
- опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
- использование сложных синтаксических конструкций;
- закрепленный порядок слов в предложении;
- четкая структура текста;
- высокая грамотность.
Этикет деловых писем
В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо - в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.
Специфика деловых отношений
Прежде чем говорить непосредственно об писем, следует понять, чем вообще отличаются что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив - вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций - можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.
Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.
Общие требования
Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, - это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.
Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.
Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций - такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения - исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго - профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.
Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.
Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном - английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.
Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.
Нюансы
У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть "шапка", приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.
Кстати, так называемое обрамление послания - начальные и завершающие фразы - именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).
Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение "сударь" или "сударыня": оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово "господин" или "госпожа" - утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.
Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение "Уважаемый" или "Уважаемый господин", но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам - особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения "Глубокоуважаемый" (еще вариант - "Высокоуважаемый").
Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как "Уважаемые коллеги" (в случае, если все адресаты - женщины, допускается написать "Уважаемые дамы", если же мужчины - то "Уважаемые господа"). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.
Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности - например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.
Электронное письмо: деловой этикет
Второй возможный вариант переписки - по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.
В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.
Размер электронного письма не должен быть слишком большим - как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом - так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».
Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.
Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток - не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении - подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.
Речевые формулы, или клише
Клише, речевые формулы, речевые штампы - как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:
- Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
- Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
- Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
- Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».
Золотые правила деловой переписки
Частые ошибки при деловой переписке
Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!
- Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра - самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
- Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее - никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит - вежливость и уважение).
- Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.
В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.
Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.
- Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
- Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
- Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.
Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их - невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.
Появились неотложные вопросы к организации, которые следует зафиксировать? В этом случае незаменимым является написание письменного обращения. Однако не все так просто, как кажется. Оформление грамотного делового письма – целая наука. И каждому не помешает поучиться или же вспомнить основные навыки его составления.
Для начала определимся с тем, каким способом вам удобно написать письмо или запрос в организацию. Чаще всего используются онлайн-сообщения с помощью интернет-ресурсов. Если вы пишите письмо этим способом, то вам не обойтись без:- Компьютера (ноутбука);
- Текстового редактора;
- Электронной почты.
Если вы используете ручной способ написания, то вам понадобится также принтер для распечатки.
Первый этап написания письма – это “шапка”. Вверху страницы должны обязательно присутствовать:- Название организации, куда вы обращаетесь;
- ФИО директора организации или ответственного лица;
- Адрес учреждения;
- Дата обращения;
- Город составления обращения.
К желательным пунктам «шапки» можно отнести еще и координаты предприятия – факс, телефон, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПИ. Зависит от темы обращения и самой организации.
- Рекламные письма;
- Рекомендательные письма;
- Информационные письма;
- Сопроводительные письма;
- Благодарственные письма;
- Поздравительные письма;
- Инструктивные письма;
- Письма-запросы;
- Письма-просьбы;
- Письма-ответы;
- Письма-извещения;
- Письма-приглашения.
В зависимости от того, какой тип обращения вы используете, сформулируйте корректно содержательную часть. Например, если вы составляете положительный отзыв в организацию, следует подробно описать причину своего обращения, что именно вам понравилось и так далее.
Скачайте у нас на портале:
Важный элемент написания письма в организацию – «не лить воду» и писать по существу. Излагайте свои мысли таким образом, чтобы ваше письмо заинтересовало сотрудников компании. Для этого согласно правилам делового этикета используйте специальные «слова-интриганты». Однако с этим не стоит переусердствовать, ведь речь идет о документе, а не о личной переписке. Описывайте ситуацию лаконично, но чтобы она была читаемой. Если разговор идет о соблюдении законодательства – обязательно делайте ссылки на законы РФ. При описании конфликтной ситуации приветствуется предложение ряда мероприятий для эскалации инцидента.
Грамотное составление письма в нужную организацию – залог успеха вашего обращения. Изучите внимательно все описанные выше пункты и смело приступайте к работе. Не забывайте, что письмо не должно содержать орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.
Постоянная переписка и электронные сообщения на сегодня стали повседневными средствами общения с друзьями, но написание письма является более традиционным, эффективным способом, который способен вызвать улыбку на лице вашего друга. Если вы пишете электронное письмо на старинный манер, форма написания все равно остается прежней: письмо другу должно включать приветствие, вопросы другу, новости из вашей жизни и соответствующую концовку.
Шаги
Начало письма
Основная часть
- «Как дела?» или «Как поживаешь?» - самые обычные способы начать письмо. Задайте вопрос, чтобы письмо казалось частью длинной беседы. Если вы хотите получить ответ на письмо, наполните его вопросами.
- Вы можете использовать первый абзац письма, чтобы поподробнее расспросить получателя о его жизни. Например: «Я надеюсь, что малышке Юленьке нравится в детском саду. Не верится, что она так выросла!»
- В начале письма часто ссылаются на время года. Подумайте, как начать небольшую беседу, перерастающую в глубокий разговор. Например: «Надеюсь, осень не омрачает твое настроение. Деревья в округе стали такими красивыми. Я все же думаю, что зима будет холодной».
-
Делитесь новостями и деталями из своей жизни. Сейчас настало время для основной части письма и цели его написания. Зачем вы начали эту переписку? Вы хотите возобновить отношения со старым другом, выразить то, как вы по нему соскучились, или поблагодарить его за помощь? Будьте честным, открытым и старайтесь отчетливо передать на бумаге свои мысли.
- Напишите о том, что происходит в вашей жизни. Несмотря на характер письма, ваше письмо оценят, но рассказы о вашей жизни сблизят вашего адресата и вас. Таким образом, письмо будет более эффективным и открытым. Расскажите, что случилось, какие эмоции вы при этом испытали, и какие у вас планы на будущее.
- Не описывайте свою жизнь слишком подробно, иначе цель дружеского письма будет потеряна. Избегайте газетного праздничного шаблона - ваш друг сразу начнет читать письмо с конца, если вы будете перечислять все свои заслуги. Не нужно погружаться в омут собственных проблем, но будьте реалистами, рассказывая о себе.
-
Выбирайте темы, которые непосредственно касаются вашего друга. Чем занимался ваш друг последний раз, когда вы встречались с ним? Может, он расстался со своей второй половинкой? Возможно, он переживал трудные времена в футбольной команде? Подстраивайтесь, ссылаясь на знакомые темы, и задавайте вопросы, чтобы показать свой интерес к делам друга.
- Можно обсуждать темы, интересующие вас обоих. Сформулируйте свои взгляды по поводу искусства, политики, недавних событий или других сфер жизни, которые вы бы хотели обсудить с другом.
- Можно предложить посмотреть фильмы или почитать книги, которые, на ваш взгляд, могут понравиться вашему другу. Обмен ценной информацией всегда приветствуется в письмах.
Завершение письма
-
Сверните обсуждение. Напишите последний абзац, передавая другу или любимому лучшие пожелания. Последний абзац обычно легче по эмоциональной нагрузке, но он должен соответствовать общей атмосфере письма. Завершите письмо на позитивной ноте, чтобы друг проникся вашим настроением.
- Повторите цель письма еще раз. Например, если вы пригласили друга на вечеринку, напишите следующее: «Я надеюсь, что ты придешь!» Если вы просто хотите пожелать другу приятного времяпрепровождения, напишите что-нибудь вроде: «Счастливого Нового года!»
- Вдохновите друга на ответное письмо. Если вы хотите, чтобы вам ответили, напишите: «Надеюсь на скорый ответ», - или: «Пожалуйста, напиши ответ!»
-
Напишите концовку. Она должна передавать настроение вашего письма в зависимости от его тона: официального или неофициального. Как и приветствие, концовка определяется характером ваших отношений с адресатом. Завершите письмо своим именем.
- Если вы хотите формально закончить письмо, напишите: «Искренне ваш», «С уважением», или «С наилучшими пожеланиями».
- Если письмо написано в неофициальном тоне, используйте такие фразы, как «Твой…», «Береги себя» или «Пока».
- Если письмо личного характера, напишите «С любовью», «Очень люблю тебя» или «Скучаю по тебе».
-
Подумайте над постскриптумом. Постскриптум (лат. post scriptum (P.S.) - «после написанного»), как правило, используют в конце дружеского письма в качестве метода дополнительной информации, которая не стоит того, чтобы отводить на нее отдельный абзац в основной части. Также можно дописать интересную шутку, или просто опустить постскриптум. В любом случае убедитесь, что постскриптум соответствует тону письма и придает вашему адресату ощущение, что вы хотите его видеть.
Начните с приятных вещей. Первая часть дружеского письма обычно имеет теплый и веселый характер. Так можно задать тон всему письму, позволив получателю узнать, что следует дальше, и письмо будет звучать более серьезно или по-деловому. Напишите приветствие в нескольких строчках, расскажите шутку или напишите о погоде.
