К вопросам хранения ключей от замка необходимо подходить с не меньшей ответственностью, чем к выбору самого запирающего устройства. Ведь в случае потери ключа будет довольно затруднительно попасть в квартиру, не имея дубликат в открытом доступе. Конечно, сегодня не проблема вызвать МЧС или специализированную организацию. Однако, во-первых, это лишние финансовые затраты. Во-вторых, велика вероятность повреждений замочного механизма и дверной конструкции. И, в-третьих, без документов, подтверждающих право на недвижимость, мастера вряд ли возьмутся за работу.
Существуют разнообразные варианты, где хранить запасные ключи:
- у родственников;
- у соседей;
- на работе;
- в тайнике;
- в банковской ячейке;
- в специализированной фирме.
Хранение ключей у родственников или соседей привлекательно за счёт отсутствия каких-либо комиссий. Но ведь доверенное лицо не всегда находится дома, карауля оставленные ключи. Таким образом, оперативно забрать запасной дубликат может и не получиться. Что касается работы, то здесь схожая ситуация. Офисное помещение, как правило, открыто в определённые часы. И как быть, если вы остались без ключей, скажем в выходной день?
Тайник неплохой вариант с точки зрения доступности. Кадка с фикусом в парадной, расшатанная плитка на лестничной площадке или наиболее излюбленное место под ковриком. Все объекты находятся в максимальной близости к квартире, поэтому раздобыть запасной ключ в случае необходимости будет просто. Но стоит понимать, что такой способ хранения совершенно небезопасен. Любой сможет обнаружить тайник и в лучшем случае только забрать ключ, а в худшем - вломиться в квартиру.
Хранение ключей в банковской ячейке не так распространено, по сравнению с предыдущими вариантами. Неоспоримым плюсом такого способа является постоянная и надёжная защита. Естественно, за хранение банки взимают определённую плату (приблизительно 7000 в год). Кроме того, они работают в дневные часы, соответственно, ключ забрать можно только в это время.
В последние годы
стали открываться
специализированные фирмы, предлагающие услуги по хранению дубликатов ключей. 
Это частные учреждения, действующие на основе заключённых с клиентами договоров. Поскольку данные организации работают круглосуточно, всегда есть возможность в срочном порядке получить запасной ключ. Цена услуги за хранение в специализированной фирме варьируется от 1000-4000 в год.
Итак, каждый из предложенных вариантов обладает определёнными преимуществами и недостатками. В любом случае владельцы квартир самостоятельно определяют наиболее удобный способ хранения запасных ключей исходя из своих возможностей и сложившихся обстоятельств.
Мало что способно принести столько проблем, как потеря ключей. Кто-то случайно захлопнул автоматически закрывающуюся дверцу своего автомобиля, оставив ключи в замке зажигания. Кто-то потерял ключи от своего рабочего кабинета. А кто-то и вовсе, придя домой, не обнаружил в кармане ключей от квартиры. Наверняка, одна из этих ситуаций знакома вам не понаслышке. Многие сталкивались или когда-нибудь столкнутся с чем-то подобным. И хорошо, если вы находитесь недалеко и можете съездить за вторым комплектом ключей для машины, или позвонить своей супруге, и попросить приехать и открыть квартиру. Но ведь бывают ситуации, когда второй комплект ключей попросту недоступен. И тогда приходится вызывать специальную службу, которая специализируется на аварийном вскрытии замков.
Результат обращения в подобную службу – необходимость смены замка и довольно существенные материальные траты на оплату услуг специалистов. Стоимость данной услуги составляет 1000-2500 рублей. И это при условии повреждения замка. Что касается стоимости вскрытия дверей отмычками (без повреждения замка), то стоимость данной услуги варьируется от 2000 до 4000 рублей, и даже более. Цены на вскрытие автомобильных замков еще более высокие – от 2000 рублей стоит услуга «отжатия двери» (замок подлежит замене) и до 7000 рублей за открытие замка отмычками. Цены впечатляют, не правда ли? Но куда деваться людям, потерявшим ключи.
Западный сервис хранения копий ключей
Первой компанией, предложившей альтернативное решение проблемы (без вызова аварийной службы), стала NewYourKey (дословный перевод названия «Твой Новый Ключ»). В 2007 году они предложили уникальный . Чтобы стать клиентом компании, достаточно сделать простой звонок. После этого, к клиенту выезжает специалист со всем необходимым оборудованием. Он снимает копии необходимых ключей и фотографирует владельца имущества.
Кроме того, клиент должен придумать и предоставить специалисту свой уникальный пароль. Он необходим для получения доступа к дубликату ключей. Вот только одного пароля для получения ключей недостаточно. Для обеспечения полной безопасности, компания NewYourKey использует для идентификации не только пароль, но и сделанное ранее клиента. Этот ход надежно защищает имущество клиентов от посягательств третьих лиц.
Сами дубликаты ключей хранятся в надежных камерах хранения, изготовленных по типу банковских ячеек. Любопытно то, что кроме имени, пароля и фотографии, компания не хранит никакой информации о своих клиентах – ни адресов, ни телефонов, ни марки авто, ничего. То есть, даже в случае, если дубликат ключей попадет в руки злоумышленников, они попросту не смогут им воспользоваться, так как не будут знать, от чего этот ключ.
Если клиент теряет ключи, то по первому же звонку, курьер NewYourKey доставит ему дубликат. В течение часа в любой район города, независимо от времени суток и погодных условий. Что касается стоимости хранения ключей, то она составляет всего лишь 35 долларов в год (плюс стоимость доставки – 20 долларов). То есть, меньше, чем единоразовое обращение в службу вскрытия замков. И, помимо всего прочего, ваша дверь и замок остаются целыми и невредимыми.
Российский аналог
Буквально через год после появления компании NewYourKey, московские энтузиасты тоже решили опробовать данную модель бизнеса. Они запустили стартап «Второй ключ», который функционирует до сих пор. Услуга идентична описанной выше. Только ключи выдают не по фото и паролю, а на основе отпечатков пальцев владельца. Кроме того, компания не осуществляет курьерскую доставку дубликатов ключей. В целях безопасности (чтобы даже сотрудники «Второго ключа» не знали ничего об имуществе клиента) выдача дубликатов производится в офисе компании.
Как нам кажется, это большое неудобство для клиентов. Особенно для тех, кто, например, потерял ключи от своего автомобиля. А стоимость поездки в офис на такси может вылиться в серьезные траты, превышающие саму стоимость хранения (1500 рублей в год). Опять-таки, у клиентов есть альтернативы. Они могут хранить дубликаты ключей в банковских ячейках или просто у своих друзей и родственников. Поэтому, чтобы обратить внимание клиентов на свои услуги, компании необходимо всячески расширять и улучшать перечень услуг, делая пользование сервисом максимально быстрым и комфортным.
3.1. Банковские ценности хранятся в хранилище ВСП под ответственностью должностных лиц.
3.2. Ответственность за сохранность банковских ценностей в хранилище ВСП возлагается на заведующего кассой и контролирующее должностное лицо: руководителя ВСП/ заместителя руководителя ВСП/ операционно-кассового работника.
При сменном режиме работы ВСП ответственность за сохранность банковских ценностей возлагается на заведующего кассой и контролирующее должностное лицо каждой смены.
В ВСП, где штатным расписанием предусмотрен один работник, ответственность за сохранность банковских ценностей возлагается на указанного работника.
3.3. Назначение должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, оформляется распорядительным документом по филиалу Банка. В распорядительном документе определяется перечень работников ВСП, которые могут выполнять обязанности должностных лиц ВСП, ответственных за сохранность банковских ценностей. Ответственность за сохранность банковских ценностей в хранилище закрепляется за указанными работниками в их должностных инструкциях.
3.4. В хранилище ценностей, помимо руководителя ВСП и должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, по предъявлении служебного удостоверения допускаются работники службы внутреннего контроля для проведения ревизий и проверок, а также руководители Банка (филиала Банка).
Другие лица допускаются в хранилище только на основании распоряжения руководителя Банка (филиала Банка) и по предъявлению служебных удостоверений или документов, удостоверяющих их личность.
Для выполнения работ по перемещению значительных объемов банковских ценностей при их вносе/выносе, а также внутри хранилища, должностные лица, ответственные за сохранность банковских ценностей, имеют право привлекать работников ВСП.
В любом случае допуск вышеуказанных лиц в хранилище осуществляется только в сопровождении должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей.
При организации хранилища ценностей ВСП в виде моноблока допускается оборудовать в моноблоке место приема/выдачи банковских ценностей инкассаторам (например: откидной стол). Допуск инкассаторов в моноблок осуществляется только в сопровождении заведующего кассой. Во время нахождения в моноблоке инкассаторов все банковские ценности, находящиеся под ответственностью заведующего кассой, должны быть помещены в ИСХ/металлический шкаф и заперты на ключ. Ключи от ИСХ/ металлических шкафов изымаются из скважин замков.
3.5. Порядок открытия и закрытия хранилища регламентирован документом /27/.
При отсутствии в ВСП хранилища ценностей по распоряжению руководителя филиала Банка банковские ценности во внерабочее время вывозятся в полном объеме для хранения в хранилище обслуживающего кассового центра.
3.6. Вход в хранилище ценностей оборудуется дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа, и решетчатой дверью, закрывающейся на один ключ.
Должностным лицам выдаются ключи от двери хранилища, от сейфов сейфовой комнаты и пломбиры для опломбирования хранилища ВСП.
Заведующий кассой ВСП и контролирующее должностное лицо получают по одному ключу от разных замков двери хранилища и сейфов. Кроме того, заведующему кассой выдается ключ от решетчатой двери хранилища.
3.6.1. Учет ключей от хранилища ВСП, сейфов, их выдача должностным лицам, ответственным за сохранность банковских ценностей, осуществляется порядком, предусмотренным п.2.9.3. Допускается ведение единого специального журнала для учета ключей, клише и пломбиров.
Дальнейшая передача ключей от хранилища/сейфов между должностными лицами ВСП осуществляется под роспись в “Книге регистрации передачи металлических печатей и ключей от хранилища, несгораемых шкафов и картотек с документами филиалов отделения Сбербанка России” ф.№3 (форма приведена в документе /37/).
Допускается получение ключей от хранилища/сейфов ВСП руководителем ВСП с последующей выдачей их должностным лицам ВСП по книге ф.№3.
3.6.2. Функции по ведению книги ф.№3 возлагаются на администратора смены ВСП.
Хранение книги ф.№3 осуществляется под ответственностью указанного работника в специально выделенном ИСХ, ключи от которого закрепляются и выдаются/принимаются по книге ф.№3 аналогично ключам от хранилища.
3.6.3. Ключи от хранилища/сейфов должны иметься не менее, чем в 2-х экземплярах, которые подразделяются на основной комплект ключей и комплект дубликатов ключей.
В случае наличия более 2-х дополнительных комплектов ключей, они сдаются на хранение в порядке, изложенном в п.3.8.
3.6.4. Основной комплект ключей от хранилища и сейфов сейфовой комнаты закрепляется (регистрируется в специальном журнале и в ф.№3) за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.
При установлении в ВСП двухсменного режима работы основной комплект ключей закрепляется за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей в одной смене, а второй комплект - за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей в другой смене.
ВСП, работающее в сменном режиме, отличном от двухсменного (состав смен, в том числе должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, меняется частично), может использовать для закрытия/открытия хранилища как основной комплект ключей, так и один из ключей, относящихся к дубликатам, или комплект дубликатов ключей.
3.6.5. Ключи от хранилища и сейфов сейфовой комнаты хранятся под ответственностью должностных лиц в специально выделенных каждому должностному лицу сейфах, имеющих класс устойчивости к взлому не ниже первого по ГОСТ Т 50862-2005 «Сейфы, сейфовые комнаты и хранилища. Требования и методы испытания на устойчивость к взлому и огнестойкость».
Данные сейфы являются личными средствами хранения (ЛСХ) должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей в хранилище. Ключи от указанных сейфов закрепляются за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей, по книге ф.№3. Ключи от указанных сейфов в нерабочее время хранятся за пределами ВСП.
Дубликаты ключей от указанных сейфов сдаются на хранение в порядке, аналогичном изложенному в п.3.8.
3.6.6. В ВСП со сменным режимом работы для хранения ключей от хранилища ВСП и сейфов сейфовой комнаты могут выделяться два сейфа6, в которые закладывается основной комплект ключей от хранилища ВСП: в один сейф - ключи заведующего кассой, во второй - ключи контролирующего должностного лица. Ключи от данных сейфов, основной и дубликат, выдаются по книге ф.№3 заведующему кассой и контролирующему должностному лицу каждой смены одновременно с регистрацией передачи ключей от хранилища. Комплект дубликатов ключей от сейфов (при наличии) сдается на хранение в порядке, аналогичном изложенному в п.3.8.
3.6.7. При отсутствии в ВСП условий для хранения ключей от хранилища/ сейфов, исключающих возможность их использования другими лицами, должностным лицам разрешается в нерабочее время осуществлять хранение указанных ключей за пределами ВСП, а в рабочее время - в индивидуальных средствах хранения.
В ВСП, где установлена сигнализация, не имеющая вывода контрольного сигнала на пульт централизованного наблюдения, хранение ключей от хранилища ценностей непосредственно в ВСП не допускается.
3.6.8. При организации в ВСП хранилища ценностей в моноблоке основной и второй комплекты ключей от двери моноблока и металлических шкафов, установленных в моноблоке, закрепляются за должностными лицами каждой смены:
За заведующим кассой – один ключ от двери моноблока и ключи от металлических шкафов, установленных в моноблоке;
За контролирующим должностным лицом – второй ключ от двери моноблока.
Третий комплект ключей от двери моноблока упаковывается в отдельный мешок. Хранение и выдача третьего комплекта ключей от дверей моноблока осуществляется в соответствии с п. 2.7 (по варианту 2).
Четвертый комплект ключей от двери моноблока и оставшиеся ключи от металлических шкафов (при наличии более чем, в 2-х экземплярах) сдаются на хранение в порядке, предусмотренном в п. 3.8 для дубликатов ключей от хранилища.
В ВСП с односменным режимом работы один комплект ключей от двери моноблока и металлических шкафов выдается должностным лицам, второй комплект ключей от двери моноблока упаковывается в отдельный мешок и хранится в соответствии с п. 2.6.2 (по варианту 2) и п. 2.7. Остальные ключи от двери моноблока и металлических шкафов сдаются на хранение порядком, предусмотренным в п.3.8 для сдачи на хранение дубликатов ключей от хранилища.
В течение рабочего дня в моноблоках операции с банковскими ценностями осуществляются одним заведующим кассой, при этом передача ключа от двери моноблока от контролирующего должностного лица заведующему кассой осуществляется в соответствии с п. 3.9.3.
В случае организации в ВСП режима работы без перерывов на обед, работник ВСП, замещающий на период обеденного перерыва заведующего кассой, получает от заведующего кассой банковские ценности и помещает их в отдельный ИСХ, установленный в моноблоке. Ключи от ИСХ предварительно выдаются подменному работнику порядком, предусмотренным п.2.6.2 (по варианту 2). Передача и обратный прием ключей от двери моноблока (ключа заведующего кассой и контролирующего должностного лица) от заведующего кассой подменному работнику осуществляется под роспись в книге ф.№3.
3.7. В случае хранения банковских ценностей в сейфовой комнате в нескольких сейфах, или, при отсутствии сейфовой комнаты, в нескольких отдельно стоящих сейфах, может применяться следующий порядок.
Выделяется один сейф – основной, ключи от него закрепляются за должностными лицами (при сменном режиме работы - за двумя группами должностных лиц каждой смены). Рабочий комплект ключей от остальных сейфов хранится в основном сейфе в рабочее и нерабочее время, а дубликаты ключей сдаются на хранение согласно п.3.8.
При открытии хранилища в начале операционного дня утром, а также при заключении операционного дня из основного сейфа должностными лицами изымаются ключи от остальных сейфов для сверки фактического наличия банковских ценностей в хранилище с данными книг учета. При необходимости совершения операций с отдельными видами ценностей в течение операционного дня, заведующим кассой/должностными лицами из основного сейфа изымаются ключи от тех сейфов, в которых хранятся данные виды ценностей.
3.8 Дубликаты ключей от хранилища ВСП (двери и сейфов сейфовой комнаты) хранятся в хранилище обслуживающего кассового центра или в хранилище другого дополнительного офиса, в т.ч. организационно подчиненного другому филиалу Банка, или в хранилище другой кредитной организации на основании заключенного с ней договора.
Дубликаты ключей вкладываются с описью в мешок, снабжаемый ярлыком, на котором указывается: “Дубликаты ключей от хранилища”, № филиала Банка/№ ВСП, дата упаковки, условная оценка 1 рубль, фамилия и инициалы, должности и подписи должностных лиц. Мешок опломбировывается должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.
Мешок с дубликатами ключей сдается на хранение через службу инкассации порядком, предусмотренным для инкассации ценностей.
Выдача мешка с дубликатами ключей осуществляется на основании заявки руководителя ВСП (на бумажном носителе или с использованием действующего ПО). Руководитель ВСП несет персональную ответственность за правильное использование дубликатов ключей.
3.9. В нерабочее время дверь хранилища опломбировывается пломбирами заведующего кассой и контролирующего должностного лица. При хранении банковских ценностей в сейфах, установленных в сейфовых комнатах, опломбируется только дверь сейфовой комнаты. В случае отсутствия банковских ценностей хранилище ВСП может не опломбировываться. В рабочее время дверь хранилища не опломбировывается.
3.9.1. Для опломбирования хранилища в нерабочее время используются шпагат, свинцовые пломбы.
Шпагат должен быть целым, без узлов и пропускаться в отверстие в пломбе и специальные проушины дверей. Двери хранилища должны быть опломбированы таким образом, чтобы дверь не могла быть открыта без повреждения шпагата и оттисков пломбиров. Оттиски пломбиров должны быть четкими с легко читаемым текстом.
При отсутствии на двери хранилища/ сейфа специальных проушин для опломбирования, допускается применять одноразовые индикаторные номерные пломбы или индикаторные пломбы-наклейки с ведением специального журнала, в котором отражаются: номер пломбы, дата опломбирования и проставляются подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Листы указанного журнала должны быть пронумерованы и сброшюрованы, журнал заверяется подписью руководителя ВСП и скрепляется печатью ВСП. При использовании индикаторной пломбы-наклейки, в которой предусмотрено поле для проставления подписей должностных лиц, указанный журнал не ведется.
3.9.2. При опломбировании хранилища в ВСП оттиски пломб налагаются в следующей последовательности от узла шпагата:
Первая – заведующего кассой;
Вторая – контролирующего должностного лица, ответственного за сохранность банковских ценностей.
В ВСП с одним работником хранилище закрывается им на все ключи и опломбировывается его пломбиром.
3.9.3. В ВСП в течение рабочего дня операции с банковскими ценностями в хранилище ценностей могут осуществляться одним заведующим кассой.
При этом в начале операционного дня должностные лица открывают хранилище. При сменном режиме работы ВСП должностные лица7 осуществляют сверку фактического наличия банковских ценностей в соответствии с документом /27/.
Затем контролирующее должностное лицо передает, без отражения факта передачи в книге ф.№3, заведующему кассой свой комплект ключей от хранилища. В конце дня указанный комплект ключей передается заведующим кассой контролирующему должностному лицу.
3.10. В течение рабочего дня хранилище ВСП при отсутствии в нем должностных лиц закрывается на все ключи.
Во время совершения кассовых операций запрещается оставлять ключи в скважинах замков дверей хранилища, а также сейфов (за исключением случаев, когда конструктивные особенности сейфов не допускают нахождение их в отрытом виде при изъятии ключей), металлических шкафов и тележек, расположенных внутри хранилища. Допускается не изымать ключи из тех сейфов, металлических шкафов и тележек с находящимися в них банковскими ценностями, с которыми непосредственно осуществляется работа.
3.11. В хранилищах, организованных в виде кладовых ценностей, денежная наличность и ценности хранятся раздельно в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.
В сейфовых комнатах банковские ценности хранятся в сейфах, которые закрываются ключами должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей.
Допускается в сейфовой комнате хранение ценностей, за исключением драгоценных металлов и монет из них, в металлических шкафах, стеллажах, а также в тележках.
В моноблоках хранение банковских ценностей осуществляется в установленных в них металлических шкафах.
В течение рабочего дня допускается хранение в сейфах сейфовой комнаты неупакованных банковских ценностей, в т.ч. без вложения в сейфы.
В ВСП с одним работником допускается хранение в хранилище неупакованных банковских ценностей в рабочее и нерабочее время.
В хранилище ВСП/металлических шкафах в моноблоках запрещается хранить денежную наличность и ценности, принадлежащие работникам банка, и иные посторонние предметы.
3.12. Все банковские ценности, сформированные согласно разделу 4, должны храниться в хранилище:
Денежная наличность Банка России в упаковке учреждений Банка России – бессрочно;
Денежная наличность Банка России и ценности в упаковке предприятий-изготовителей (МПФ “Гознак”, Монетного двора) - бессрочно;
Денежная наличность иностранных государств в упаковке эмиссионных/зарубежных банков – бессрочно;
Денежная наличность (кроме сборных, неполно-сборных пачек с денежной наличностью) и ценности8 в упаковке кассовых работников подразделений ОАО «Сбербанк России» - не более 2-х лет;
Неполно-сборные/ сборные пачки банкнот - не более 10 рабочих дней со дня формирования.
По истечении указанных сроков денежная наличность и ценности пересчитываются.
Пачки с ветхими банкнотами Банка России допускается хранить в хранилище ВСП от даты их формирования до очередной инкассации банковских ценностей в кассовый центр филиала Банка.
3.13. На хранение в хранилище ВСП помещаются:
· дубликаты ключей от ИСХ;
· дубликаты ключей от УС, а также терминальные карты, сервисные карты и ПИН-конверты для них (в соответствии с документом /19/);
· дубликаты ключей электронных кассиров;
· дубликаты ключей от ЛСХ.
Дубликаты ключей упаковываются раздельно по указанным видам в мешки/полиэтиленовые пакеты, снабженные ярлыками/накладками с указанием на них наименования ВСП, надписи «Дубликаты ключей от _____ (указывается вид устройства/ рабочее место/ ИСХ/ ЛСХ)», количества ключей.
Далее мешки/полиэтиленовые пакеты с дубликатами ключей помещаются вместе с описью в один общий мешок, на ярлыке которого указываются следующие реквизиты: наименование ВСП, наименование «Дубликаты ключей», условная оценка мешка -1 рубль, дата упаковки, проставляются подписи и именные штампы должностных лиц. Мешок опломбировывается должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.
При выдаче /замене дубликата ключа оформляется акт изъятия/замены ключа в произвольной форме, в котором указывается причина изъятия. Акт подписывается должностными лицами и не позднее следующего дня рассматривается руководителем ВСП. Акты хранятся руководителем ВСП в отдельной папке в течение года, затем уничтожаются.
3.14. В хранилище ценностей ВСП в рабочее время, а также, при условии страхования денежных средств в кассетах УС - в нерабочее время, допускается хранить без вложения в сейфы предварительно подготовленные кассеты УС с денежной наличностью для загрузки в УС и выгруженные кассеты УС с денежной наличностью до их пересчета.
Предварительно подготовленные кассеты ТСД хранятся в хранилище ценностей ВСП в порядке, изложенном в документе /27/.
3.15. Допускается хранение монет из ДМ и слитков ДМ в специальных демонстрационных витринах, расположенных в клиентском зале ВСП. Варианты оборудования демонстрационных витрин, а также хранения ценностей в витринах, в зависимости от технической укрепленности и страхования витрин, определены документом /27/.
3.15.1. Монеты и слитки из ДМ, выставленные в витрине, находятся под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей в хранилище ВСП.
3.15.2. На монеты и слитки из ДМ, размещенные в витринах, составляется опись - формируется АС ВСП, в которой отражаются: наименование и номер филиала Банка, номер ВСП, номер витрины (при наличии нескольких витрин), вид металла, для монет - наименование монеты, номинал монеты, количество, общая сумма (отдельно для монет, находящихся в обращении, и монет, вышедших из обращения), для слитков - количество слитков, общая лигатурная масса отдельно для каждого вида металла (для золота – также химически чистая масса), дата формирования описи.
Опись на слитки и монеты из ДМ, находящиеся в витрине, распечатывается, на описи проставляются оттиски именных штампов и подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Опись хранится в хранилище ВСП вместе с книгами учета.
3.15.3. Фактическое наличие слитков/монет в витрине проверяется должностными лицами при открытии/закрытии операционного дня в ВСП по данным описи без отметок о проводимой проверке.
При условии ежедневного визуального осмотра должностными лицами ВСП целостности витрины допускается осуществлять проверку соответствия фактического наличия монет и слитков из ДМ в демонстрационных витринах данным описи только при изъятии /вложении ценностей из/в витрину, а также в случае смены должностного лица в ВСП с односменным режимом работы.
Сверка фактического наличия слитков/монет из ДМ с данными книг учета и акта ф.№403 осуществляется:
Находящихся в хранилище ВСП: путем пересчета должностными лицами и сверки количества слитков/монет с количеством, указанным в книгах учета и акте ф.№403;
Находящихся в демонстрационной витрине: путем сверки количества слитков/ монет, указанных в описи, с данными соответствующего раздела книг учета и акта ф.№403.
3.15.4. Вложение/изъятие слитков/ монет из ДМ в/из витрины осуществляется заведующим кассой в течение рабочего дня с обязательной сверкой контролирующим должностным лицом содержимого витрины с описью перед ее опломбированием при закрытии операционного дня.
Контролирующее должностное лицо передает заведующему кассой (при наличии) свой ключ от витрины после открытия хранилища и сверки (при сменном режиме работы ВСП) фактического наличия банковских ценностей. В конце дня ключ передается заведующему кассой обратно контролирующим должностным лицом.
После вложения/изъятия слитков/монет витрина закрывается на ключ/ключи и опломбировывается должностными лицами. На содержимое витрины составляется новая опись. Ранее оформленная опись уничтожается.
3.15.5. В случае отсутствия на витрине ушек для опломбирования допускается использование индикаторной пломбы-наклейки, при этом необходимо фиксировать номер пломбы-наклейки в специальном журнале, в котором указывается также дата опломбирования витрины и подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Листы указанного журнала должны быть пронумерованы и сброшюрованы, журнал заверяется подписью руководителя ВСП и скрепляется печатью ВСП. При использовании индикаторной пломбы-наклейки, в которой предусмотрено поле для проставления подписей должностных лиц, указанный журнал не ведется.
3.15.6. Хранение и использование ключа/ключей от витрины, а также дубликатов ключей (при наличии) осуществляется порядком, предусмотренным п.п.3.6.4-3.6.7, 3.9.3, для ключей от хранилища ВСП.
3.15.7. По решению руководителя ВСП в течение рабочего дня монеты и слитки из ДМ в демонстрационной витрине могут находиться под ответственностью одного из работников ВСП.
В этом случае при открытии операционного дня в ВСП и проверки должностными лицами фактического наличия слитков/монет в витрине передача указанному работнику монет и слитков из ДМ от заведующего кассой осуществляется с отражением по АС в книгах 0402124/ф.№0482155/0402045 сумм переданных монет и слитков по данным описи.
В конце операционного дня, в случае вложения/изъятия в течение рабочего дня слитков/ монет из ДМ в/из витрины, уполномоченным работником в АС формируется новая опись на монеты и слитки, находящиеся в демонстрационной витрине. Опись распечатывается, на описи проставляется оттиск именного штампа и подпись работника. Ценности сдаются заведующему кассой по АС с отражением в книгах 0402124/ф.№0482155/0402045 сумм сдаваемых монет и слитков согласно данным описи.
При закрытии операционного дня в фактическое наличие слитков и монет из ДМ в витрине проверяется должностными лицами по данным описи, сформированной уполномоченным работником, с проставлением на описи оттисков именных штампов и подписей.
Выдача/обратный прием ключа /ключей от демонстрационной витрины от должностных лиц уполномоченному работнику отражается по книге ф.№3.
7.2. Вход в хранилище ценностей оборудуется бронированной дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа.
Ключи от хранилища ценностей находятся у должностных лиц, на которых по письменному распоряжению руководителя кредитной организации возложена ответственность за сохранность ценностей.
Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, производят опечатывание хранилищ ценностей. Для опечатывания хранилищ используется сургуч.
В течение рабочего дня при временном отсутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, хранилище может опломбировываться.
7.3. Хранилища ценностей могут не опечатываться, если их охранная сигнализация сдается на пункт централизованной охраны, оборудованный системой охраны на базе ПЭВМ с круглосуточным режимом работы.
7.4. Хранилища ценностей должны иметь дубликаты ключей, которые с подробной описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью и опечатываются печатями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Пакет с дубликатами ключей при сопроводительном письме, подписанном должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, сдается на хранение в один из ближайших филиалов кредитной организации или на договорных условиях в другую кредитную организацию, о чем кредитной организации, сдавшей пакет, выдается квитанция 0402004. В сопроводительном письме указывается, что обратная выдача пакета с дубликатами ключей допускается при наличии письменного требования кредитной организации, подписанного должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и заверенного печатью кредитной организации.
Квитанция о сдаче дубликатов ключей на хранение филиалу или другой кредитной организации вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранится в сейфе руководителя кредитной организации.
Пакет с дубликатами ключей, принятый на хранение филиалом или другой кредитной организацией, помещается в хранилище ценностей.
В случаях изъятия из мест хранения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, пакета с дубликатами ключей составляется и подписывается акт с указанием причин изъятия. Акт приобщается к мемориальному ордеру.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 30.12.1997 N 121-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Дубликаты ключей от металлических шкафов, стеллажей, сейфов, тележек внутри хранилища, предназначенных для хранения ценностей кассовыми работниками, а также не используемые в работе и неисправные ключи от средств хранения, упакованные и опечатанные должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, хранятся вместе с описью в хранилище ценностей.
Хранение печатей, пломбиров, клише, именных и других штампов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.
7.5. Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.
В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, на ключи. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.
7.6. В хранилище деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.
Рублевая денежная наличность, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, другие ценности хранятся раздельно.
Предварительно подготовленные денежная наличность и другие ценности для выдачи клиентам на следующий рабочий день хранятся отдельно от наличных денег и ценностей операционной кассы.
7.7. Банкноты Банка России хранятся упакованными в пачки по годам образца и достоинствам, монета - упакованной в мешки по достоинствам.
7.8. Иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте - по наименованиям валют и достоинствам.
7.9. Ценности на хранении хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему (выдаче) ценностей 0402102 (приложение N 28) с указанием в нем: владельца ценностей, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Драгоценные металлы, принятые в залог в качестве обеспечения выданных кредитов, хранятся в вышеуказанном порядке упакованными в инкассаторские сумки, мешки, ящики, контейнеры и т.д.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
7.10. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются).
7.11. Все бланки строгой отчетности хранятся упакованными по их видам в пачки.
По мере вскрытия кассовым работником отдельных пачек с чековыми и квитанционными книжками в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, или специально выделенного кассового работника проверяется количество книжек в каждой пачке, количество листов (чеков или квитанций) в каждой книжке и последовательность их номеров. На чеках и квитанциях книжек проставляется штамп с наименованием кредитной организации, банковским идентификационным кодом и номером корреспондентского счета (субсчета).
7.12. Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитываются в книге учета денежной наличности и других ценностей. Учет наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, а также ценных бумаг может осуществляться в отдельных книгах.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Инструкция разработана в целях упорядочения организации работы по охране документов, хранящихся в архивохранилищах муниципальных архивных учреждений.
1.2.Инструкция подготовлена в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), отраслевого стандарта «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования» (ОСТ 55.6–85), Типовых требований по инженерно-технической укрепленности и оборудованию техническими средствами охраны учреждений культуры, расположенных в зданиях - памятниках истории и культуры (ТТ-2000. М.,2000), положениями «Примерной инструкции об охранном режиме государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 26.04.1994 № 37).
1.3.Инструкция не является нормативным документом, носит рекомендательный характер и предназначена для использования сотрудниками муниципальных архивных учреждений в качестве ориентира при разработке инструкций конкретных архивов.
1.4.Инструкция конкретного архива должна конкретизировать положения примерной инструкции с учетом реальных условий организации охраны архивов, размещения хранилищ и рабочих комнат, закреплять ответственность конкретных исполнителей за все стадии работы, обеспечивающие охранный режим.
1.5.Инструкция конкретного архива приобретает статус нормативного документа, требования которого обязательны к исполнению, после утверждения приказом руководителя или постановлением Главы администрации.
1.6.Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, порядка доступа в архивохранилища, хранению ключей от служебных помещений.
1.7.Непосредственную ответственность за надлежащее обеспечение охранного режима несет директор архива или заведующий архивным отделом.
2. ТЕХНИЧЕСКАЯ УКРЕПЛЕННОСТЬ ЗДАНИЯ (ПОМЕЩЕНИЯ) АРХИВА И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОХРАНЫ
2.1.Для надежной защиты хранящихся документов необходимо, чтобы конструктивные элементы здания или помещения (строительные и дверные конструкции, окна и т. п.) обладали достаточной степенью защиты от возможного несанкционированного проникновения. При недостаточной степени защиты отдельных конструктивных элементов их рекомендуется усиливать элементами инженерно-технической укрепленности или защищать дополнительными приборами охранной сигнализации.
В зданиях, непосредственно граничащих с другими в городской застройке, все выходы на крышу, чердак, дымоходы, слуховые окна и т. д. должны быть оборудованы средствами инженерно-технической укрепленности.
2.2.Двери должны иметь достаточную степень защиты от возможного несанкционированного проникновения, быть исправными, хорошо подогнанными под максимально укрепленную дверную коробку. Входные двери помещений архивохранилищ должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие.
2.3.Окна, фрамуги и форточки всех помещений должны иметь надежные и исправные запоры. Стекла должны быть целы и надежно закреплены в пазах.
2.4.Если помещения архивохранилищ расположены на первом, цокольном или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы или другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.
Решетки устанавливаются как с внутренней стороны помещения, так и между рамами.
2.5.Оконные проемы можно защищать щитами или ставнями, установленными с внешней стороны окна, защита которых осуществляется с помощью технических средств охраны.
2.6. Двери и решетки должны иметь замки и запирающие устройства, обеспечивающие достаточную степень защиты от взлома.
В качестве запирающих устройств, устанавливаемых на дверях и окнах, применяются врезные, накладные замки, задвижки, засовы, шпингалеты и т. п. Висячие замки допускается применять для запирания решеток.
2.7.Ключи от замков на оконных решетках и дверях запасных выходов должны располагаться в непосредственной близости от них, при этом должны быть приняты меры, исключающие несанкционированный доступ к этим ключам посторонних лиц.
2.8.Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных пеналах или конвертах либо у заведующего, либо в службе охраны. Рабочие экземпляры ключей в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо у заведующего.
2.9.Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища, помещения в которых временно хранятся документы АФ РФ (читальный зал, помещения для приема и обработки документов), аварийные и запасные выходы из здания архива, основной выход (при отсутствии круглосуточного поста охраны). Перечень таких помещений с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу помещений архива под охрану и их опечатывание, утверждается приказом директора архива или распоряжением Главы администрации.
2.10.Охранная сигнализация может быть выведена на пульт охраны или являться автономной.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОСТА ОХРАНЫ
3.1. Пост охраны архива организуется, как правило, в помещении у главного входа в архив (если помещение архива является самостоятельным объектом) и оборудуется в соответствии с нормативными требованиями службы охраны.
3.2. Должностные лица, несущие охрану архива, должны знать распорядок его работы, требования настоящей инструкции и обеспечивать их соблюдение.
3.3. На пост охраны передаются образцы удостоверений, постоянных и временных пропусков с подлинными подписями, слепки с печаток, перечень помещений, оснащенных средствами охранной сигнализации, с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу их под охрану и опечатывание, их служебных и домашних телефонов и адресов, а также служебные и домашние телефоны и адреса руководителей архива. Пост охраны располагает также списками ответственных за эксплуатацию инженерного оборудования, номерами телефонов аварийных служб города.
В зависимости от организации охраны указанные сведения представляются также в соответствующую службу охраны, которая своевременно информируется.
4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КЛЮЧЕЙ И ПЕЧАТОК
4.1. В архиве наряду с рабочим комплектом ключей, в обязательном порядке имеется еще один полный комплект ключей от всех хранилищ, рабочих комнат, других помещений, запасных выходов. Запасной комплект ключей с соответствующими бирками хранится в специальном пенале у директора. Наличие неучтенных ключей недопустимо.
4.2. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
4.3.В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставиться в известность руководитель.
4.4. Выдача печаток должностным лицам, определенным приказом директора, производится под расписку в специальном журнале. Должностные лица, имеющие печатки, несут персональную ответственность за их сохранность.
4.5.Регулярно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей.
5. ПОРЯДОК СДАЧИ ПОМЕЩЕНИЙ АРХИВА ПОД ОХРАНУ, ИХ ОПЕЧАТЫВАНИЯ И СНЯТИЯ С ОХРАНЫ.
5.1. Все сотрудник архива, работающие с документами, в конце рабочего дня обязаны убрать со столов архивные дела, учетный и научно-справочный аппарат к архивным фондам и поместить их в специально отведенные сейфы или сдать их в хранилище.
5.2. Должностные лица, осуществляющие сдачу хранилищ под охрану и их опечатывание
- перед закрытием архива проверяют работоспособность средств охранной сигнализации. При обнаружении неисправности информируют службу охраны и руководство архива и не покидают архив до устранения неисправности и передачи хранилищ под охрану;
- в конце рабочего дня проверяют, чтобы в хранилище не остались сотрудники, были выключены источники света, закрыты все форточки, были закрыты и опечатаны двери запасных выходов, а ключи от них в опечатанном виде размещены рядом с дверями, затем закрывают и опечатывают хранилище. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить;
- хранят и несут ответственность за сохранность печаток;
- в случае срабатывания сигнализации в нерабочее время по вызову службы охраны прибывают для осмотра хранилища и передачи его под охрану. Одновременно, как правило, вызывается и директор архива (заведующий архивным отделом).
5.3.Ключи от архива остаются у директора архива (заведующего архивным отделом) или сдаются на пост охраны.
5.4.Подобным образом закрывается и опечатывается рабочая комната архивистов, если в ней имеется вход в хранилище.
5.5. При снятии хранилищ с охраны ответственные должностные лица
- после отключения сигнализации, проверяют целостность печати на дверях и замках открывают хранилищ;
- при обнаружении повреждения замков, дверей и т. д., не вскрывая хранилищ, вызывают представителей органа охраны и руководство архива для составления акта в установленном порядке.
6. ПРОПУСКНОЙ РЕЖИМ
6.1. Пропускной режим архива устанавливается директором архива (заведующим архивным отделом) в соответствии с требованиями настоящей инструкции.
6.2. Недопущение проникновения в архив посторонних лиц, контроль за выносом архивных документов и материальных ценностей обеспечивает пост охраны архива.
6.3. Сотрудники имеют право находиться в помещениях архива только в течение рабочего дня, кроме дежурных специалистов технических служб. В случае аварии сотрудники специализированных технических служб могут проходить в помещение архива в сопровождении сотрудников архива.
6.4. Запрещается проносить в архив персональные компьютеры, кинокамеры и фотоаппараты. При необходимости оформляется специальное разрешение руководства архива.
6.5. Вынос из архива документов АФ РФ и научно-справочного аппарата к ним, а также книг из научно-справочной библиотеки осуществляется только по специальным пропускам, подписанным директором архива (заведующим архивным отделом).
7. ПОРЯДОК ДОСТУПА В ХРАНИЛИЩА АРХИВА.
7.1.Доступ в архивохранилища является ограниченным.
7.1. В хранилища архива имеют право доступа директор архива (заведующий архивным отделом), а также сотрудники для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей-подкладкой дел. Все остальные работники архива, а также работники технических служб допускаются в хранилища только в сопровождении лиц, имеющих право доступа.
7.2. Посетители архива могут допускаться в хранилища только с разрешения руководства архива и в сопровождении сотрудников.
7.3. Двери хранилища в течение рабочего дня, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ.
7.4. Вскрытие хранилища при отсутствии лиц, имеющих на это право, осуществляется в случаях крайней необходимости с составлением акта в установленном порядке.
